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提高工作效率的4个组织方法

1、让条理化的工作节省你的时间和精力。

工作无序,没有条理,必然浪费时间。试想,如果一个搞文字工作的人手里的资料乱放,那么本来一天就能搞定的材料,仅仅是找资料便需要花费大半天的时间,岂不是工作效率太低下?

西方有很多“时间支配专家”,他们运用电脑做了各种测定后,为人们支配时间提出许多合理化建议,其中一条就是“整齐就是效率”。他们比喻说:木工师傅的箱子里各种工具排列有序,不同长度的钉子分别放好,使用起来随手可得,每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所花费的时间相差无几,而效果却大不一样。

2、把自己的工作任务清楚地写出来。

工作的有序性,体现在对时间的支配上,首先要有明确的目的性。只有明确自己的工作是什么,才能认识自己工作的全貌,从全局着眼观察整个工作,防止每天陷入杂乱的事务中。只有明确办事目的,才能正确掂量个别工作之间的不同比重,弄清工作的主要目标在哪里,防止眉毛胡子一把抓,既虚度了时光,又办不好事情。只有明确自己的责任与权限范围,才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮和打乱仗现象。?

在纸上毫不遗漏地写出你正在做的工作,然后按这些工作的重要程度重新列表。同时要问自己:如果我只能干这个列表中的一项工作,应该做哪件呢?然后再问自己:接下来我该干什么呢?用这样的问题一直问到最后。这样你就自然按照重要性列出了工作一览表。接着,对你要做的每一项工作,写出应该怎样做,并根据经验,在每项工作后面注明你认为最合理最有效的办法——提高效率的方法其实只要多加一个步骤就可以轻松做到。

除了明确你的工作是什么,还要明确每年、每季度、每月、每周、每日的工作及进度,并通过有条理的连续工作,来保证按正常速度执行任务。

3、进行合理的组织工作。

首先要做好选择、区分的工作,剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作,接着再排除那些虽然有价值,但更适合由别人干的工作,最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。

4、运用化繁为简的工作方法。

在工作中,我们常常能够看到有的人善于把复杂的事务简明化,办事又快又好,效率高;而有的人却把简单的事情复杂化,结果只能陷在里面走不出来,工作忙乱被动,办事效率极低。在运用化繁为简的工作方法来提高工作效率时,你可以在每做一件事情之前先问自己三个问题,即三个“能不能”:能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?在工作中,为了提高效率,你就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分,用简便的活动代替那些费时费力的活动。

   

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